Книга учета движения трудовых книжек на предприятии особенности ведения

Ответственное лицо за журнал учета движения трудовых книжек Зачем нужна книга регистрации трудовых Журналы, в которых отображаются данные сотрудников, в полном виде хранятся пятьдесят лет, в течение которых возможно восстановить или найти документ по записям о его движении выдача, оформление. Еще одна причина стандартизированного ведения документации — чтобы новый делопроизводитель смог легко разобраться в бумагах предшественника. Порядок ведения книги учета трудовых — один из первых моментов, на который обратят внимание проверяющие и аудиторы. При официальном заключении договора, если сотрудник проработал на предприятии более пяти дней и это место для него является основным, запись о его деятельности вносится в книжку. Передача работодателю для хранения личных документов человека , к которым относится трудовая, должна сопровождаться определенной процедурой. Каждая организация или ИП должны вести и сохранять журнал регистрации трудовых.

Если Вам необходима помощь справочно-правового характера (у Вас сложный случай, и Вы не знаете как оформить документы, необоснованно требуют дополнительные бумаги и справки или вовсе отказывают), то мы предлагаем бесплатную юридическую консультацию:

  • Для жителей Москвы и МО - +7 (499) 653-60-72 Доб. 417
  • Санкт-Петербург и Лен. область - +7 (812) 426-14-07 Доб. 929

Трудовые книжки могут передаваться лично владельцам-работникам под подпись и только в случае прекращения трудовых правоотношений с предприятием или физическим лицом. При этом обязательно вносятся данные в специальную форму — Книгу журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Значимость ведения трудовых книжек определяется тем, что согласно закону — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность лица и стаж работы. За несоблюдение ответственными субъектами установленного порядка оформления, учета и хранения трудовых книжек предусматривается юридическая ответственность дисциплинарного и иного характера. Как ведется Журнал учета движения трудовых книжек Общий порядок приема наемного работника предусматривает передачу им трудовой книжки в кадровый орган или службу, где она заполняется, регистрируется и хранится.

Как должен выглядеть журнал (книга) учета и движения трудовых книжек. Главным критерием необходимости оформления журнала ведения трудовых книжек факту получения предприятием формуляров трудовых книжек. особенность, как подписывать книгу учета движения трудовых. В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: о ведении трудовых книжек на работников, проработавших в организации свыше которой необходимо учитывать особенности бланков трудовых книжек. Порядок ведения трудовых книжек работников определен ТК и Инструкцией наличия в организации (у индивидуального предпринимателя) трудовых книжек, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Проконтролируйте особенности внесения записей о приеме на работу отдельных.

Как правильно вести журнал учета движения трудовых книжек

И все же на данный момент трудовые книжки нужны поэтому к Вашему вниманию предоставляем эту публикацию. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих на предприятии, в учреждении организации или у физического лица свыше пяти дней, а также на внештатных работников при условии, что они подлежат общеобязательному государственному социальному страхованию. Во время принятия на работу работник, кроме прочих документов, должен представить надлежащим образом оформленную трудовую книжку. Без трудовой книжки принимают лицо, которое трудоустраивается впервые, ведь в этом случае трудовая книжка на работника вообще не заведена или совместителя, поскольку его трудовая книжка хранится по основному месту работы. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту основной работы. Вместе с тем, по желанию работника в трудовой книжке отдельной строкой делается запись о работе по совместительству, оформленную в установленном порядке п.

2.6. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Внутренний аудит порядка ведения и хранения трудовых книжек Светлана Волохович, юрист Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Именно поэтому работникам кадровых служб важно обеспечить правильность и своевременность ведения этого документа. Данный материал предназначен для оказания работникам кадровых служб методической помощи при проведении внутреннего аудита порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Основным документом о трудовой деятельности и стаже работника является трудовая книжка установленного образца ст. Она заводится на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, при условии, что работа в этой организации является для работника основной. Порядок ведения трудовых книжек работников определен ТК и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Минтруда РБ от 09. В настоящее время на территории Республики Беларусь применяют трудовые книжки образца 1995 г.

При предъявлении трудовой книжки старого образца в нее вносятся записи, а трудовая книжка нового образца не заводится. В случаях, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы соответствующих разделов или одного из них, она дополняется вкладышем. Вкладыш в трудовую книжку представляет собой набор страниц трудовой книжки без обложки. Он вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой.

Вкладыш заполняет и ведет наниматель в том же порядке, что и трудовую книжку. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник нового или старого образца.

Дубликат трудовой книжки — это повторный экземпляр трудовой книжки, который имеет равную юридическую силу с первым экземпляром. Трудовые книжки иностранным гражданам, постоянно проживающим в Республике Беларусь, должны выдаваться на общих основаниях при трудоустройстве ст. Ответственность за нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек Нарушение порядка ведения и хранения трудовых книжек может повлечь за собой применение к виновным должностным лицам мер дисциплинарного и или административного взыскания.

Так, лицо, уполномоченное на ведение трудовых книжек, может быть привлечено к дисциплинарной ответственности за нарушение порядка их ведения и хранения ст. Административная ответственность может наступить в соответствии с частью четвертой ст. Если действиями должностного лица в связи с нарушением порядка ведения и выдачи трудовой книжки организации причинен материальный ущерб, то оно может быть привлечено и к материальной ответственности. Этапы аудита порядка ведения и хранения трудовых книжек ЭТАП 1.

Определите лиц, на которых ведутся трудовые книжки. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника, а работник — это лицо, состоящее в трудовых отношениях с нанимателем на основании заключенного трудового договора.

Таким образом, трудовые книжки должны вестись исключительно на работников организации. При этом трудовую книжку работающему по договору подряда не оформляем п. ЭТАП 2. Проверьте порядок оформления лица, ответственного за ведение трудовых книжек.

Работа с трудовыми книжками должна начинаться с назначения ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. В организациях ведение трудовых книжек поручают кому-либо из сотрудников: инспекторам по кадрам при наличии в организации кадровой службы или другим работникам — секретарям, бухгалтерам, менеджерам, если организация небольшая и не имеет отдела кадров. При назначении работника ответственным наниматель издает приказ распоряжение , в котором указывает ФИО работника, его должность и обязанности.

Также в таком приказе может быть указано лицо, на которое возлагается ведение трудовых книжек на периоды отсутствия ответственного за это работника. При смене работника, отвечающего за ведение трудовых книжек, обязательна процедура их приема-передачи, оформляемая соответствующим актом.

Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации у индивидуального предпринимателя трудовых книжек, включая невостребованные книжки уволенных работников.

ЭТАП 3. Сверьте сроки заведения трудовых книжек. Трудовые книжки ведутся на всех работников, работающих у нанимателя свыше 5 дней, если работа в этой организации является для работника основной. Лицу, впервые поступающему на работу, на основании приказа о приеме на работу наниматель заполняет трудовую книжку по образцу республиканской трудовой книжки, утвержденному в 1995 г.

ЭТАП 4. Проконтролируйте порядок учета и хранения трудовых книжек. Необходимо вести следующую документацию по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: — приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В приходно-расходную книгу необходимо вносить все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть зарегистрированы все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу к данному нанимателю, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные работникам, поступающим на работу впервые. Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью нанимателя и печатью отдела кадров, в случае ее отсутствия — печатью нанимателя часть пятая п.

При приеме от работника трудовой книжки лицо, оформляющее прием и увольнение работников, выдает ему расписку в произвольной форме, содержащую реквизиты организации, в т. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

Бланки должны храниться в рабочих комнатах и специально отведенных для этих целей помещениях п. По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно представлять отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним должен быть составлен акт п. ЭТАП 5. Проверьте сроки хранения трудовых книжек.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение 2 лет в отделе кадров организации отдельно от остальных трудовых книжек работающих работников. После этого невостребованные трудовые книжки их дубликаты хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть представлены к уничтожению п.

ЭТАП 6. Проанализируйте порядок заполнения трудовых книжек. Записи в трудовую книжку производятся чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Внесение записей чернилами другого цвета не допускается. Записи о датах учиняются арабскими цифрами, число и месяц указываются двумя цифрами, а год полностью.

При занесении ФИО работника в трудовую книжку не должно быть сокращений п. Обратите внимание на необходимость ознакомления владельца трудовой книжки под роспись с каждой записью, вносимой в трудовую книжку о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении и пр.

ЭТАП 7. Проконтролируйте порядок заверения записей в трудовой книжке. Заполнение трудовой книжки, внесение в нее сведений о работнике и его работе, других необходимых сведений заверяется подписью нанимателя например, в лице директора либо подписью уполномоченного должностного лица нанимателя например, начальника отдела кадров, инспектора по кадрам и скрепляется печатью нанимателя.

Уполномоченное должностное лицо должно назначаться приказом нанимателя. Имеются несколько видов печатей, используемых при заверении записей в трудовых книжках: — если у нанимателя есть гербовая печать, то ею необходимо заверять и титульный лист трудовой книжки, и записи о работе, наградах и поощрениях за успехи в работе; — если у нанимателя нет права на использование гербовой печати, то записи, вносимые в трудовую книжку, заверяются печатью при ее наличии нанимателя с указанием наименования организации индивидуального предпринимателя.

ЭТАП 8. Проанализируйте правильность заполнения трудовой книжки лицу, впервые поступающему на работу. Трудовую книжку лицу, впервые поступающему на работу, заполняет наниматель уполномоченное должностное лицо в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу п.

При заполнении работнику трудовой книжки впервые в нее необходимо внести следующие сведения о работнике: — фамилию, собственное имя, отчество; — дату рождения число, месяц, год ; — образование; — профессию, специальность.

До внесения в трудовую книжку записей о приеме на работу наниматель вносит отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующего документа отдельные записи, в т. ЭТАП 9. Проверьте порядок внесения сведений о работнике. Сведения о работнике фамилия, собственное имя, отчество; дата рождения; образование; профессия, специальность должны быть записаны на первой странице титульном листе трудовой книжки при ее первичном оформлении либо при выдаче ее дубликата п.

Фамилию, собственное имя, отчество, а также дату рождения работника необходимо указывать на основании документа, удостоверяющего личность, или свидетельства о рождении.

Фамилия, собственное имя, отчество записывают полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами часть вторая п. Сведения об уровне образования, а также о полученной профессии, специальности указывают на основании соответствующих документов об образовании часть третья п.

После указания даты заполнения трудовой книжки на первой странице титульном листе трудовой книжки работник своей подписью должен заверить правильность внесенных сведений. Первая страница титульный лист , содержащая сведения о работнике, также заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя.

ЭТАП 10. Проанализируйте порядок внесения изменений в сведения о работнике. Изменения в записи о работнике фамилии, собственного имени, отчества, даты рождения, образования, профессии, специальности , содержащиеся на первой странице титульном листе трудовой книжки, производит наниматель по последнему месту работы на основании документов, подтверждающих соответствующие сведения, со ссылкой на их номер и дату часть первая п.

Последним местом работы для работающего лица является его нынешний наниматель, для неработающего — наниматель, у которого данное лицо трудилось до увольнения. В случае изменения фамилии, имени, отчества или даты рождения прежние данные например, фамилия зачеркивают одной чертой и над ними записывают новые, измененные. Если впоследствии снова возникнет необходимость изменить внесенную запись, ее также следует зачеркнуть одной чертой и над ней записать новую.

Обратите внимание на недопустимость замазывания ранее внесенных записей корректором или иным способом. После внесения записи об изменении фамилии, имени, отчества либо даты рождения на внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно указать наименование документа, подтверждающего соответствующие сведения например, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака и т.

Ссылка на документ заверяется подписью нанимателя или уполномоченного должностного лица и печатью нанимателя. Если нанимателем является индивидуальный предприниматель, у которого отсутствует печать, то запись заверяется печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя часть вторая п.

При внесении изменений на первой странице титульном листе трудовой книжки о профессии, специальности в случае получения работником новой профессии, специальности имеющиеся записи дополняют без зачеркивания ранее внесенных сведений часть третья п. При получении работником иного уровня образования например, высшего в соответствующей строке первой страницы титульного листа необходимо также дополнить указанные сведения.

ЭТАП 11. Проанализируйте порядок внесения сведений о приеме на работу. Ниже заголовка, содержащего наименование нанимателя, в гр. Запись в гр. ЭТАП 12. Проконтролируйте особенности внесения записей о приеме на работу отдельных категорий работников. Особое внимание необходимо обратить на порядок внесения записей о приеме на работу на производство или в структурное подразделение по профессии, должности, которые дают право на льготное пенсионное обеспечение. В этом случае запись о приеме на работу работника должна содержать сведения, уточняющие характер выполняемой работы, ее расшифровку п.

Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производит по желанию работника наниматель по месту его основной работы. Для этого работник должен представить документ, подтверждающий работу по совместительству копию приказа нанимателя, у которого он работает по совместительству п. При приеме на работу работника на период выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, за которым сохраняется место работы например, на период нахождения основного работника в социальном отпуске по беременности и родам или социальном отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет, временной нетрудоспособности работника и т.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы. Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

Дополнительные материалы Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет. В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала. При внесении записи в колонке ставится прочерк. Можно ли сделать самим? Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации. При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона. Можно ли вести электронно? Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается. Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как организовать хранение и учет трудовых книжек – Елена А. Пономарева

Внутренний аудит порядка ведения и хранения трудовых книжек

Главная Особенности ведения и заполнения книги учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них — это обязательный документ на любом предприятии, при проверке сотрудниками гос. Ведение книги учёта следует возложить на инспектора по кадрам приказом или прописать в должностной инструкции данной обязанности. Следует напомнить, что сами трудовые книжки необходимо хранить в сейфе отдельно от книги учёта движения трудовых книжек...

Журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета доходов и расходов для НДФЛ 3. Это означает, что в книгу должны заноситься все доходы и расходы без 3. Книга учета доходов и расходов для УСН Из книги Индивидуальный предприниматель [Регистрация, учет и отчетность, налогообложение] автора Анищенко Александр Владимирович 3. Книга учета доходов и расходов для УСН 3. Общие принципы Предприниматели, применяющие УСН, ведут книгу учета доходов и расходов, в которой в хронологической последовательности на основе первичных документов позиционным способом отражают все хозяйственные операции 3. Книга учета доходов и расходов для УСН на патенте Из книги Индивидуальный предприниматель [Регистрация, учет и отчетность, налогообложение] автора Анищенко Александр Владимирович 3. Оформлена она чрезвычайно просто.

Срок хранения этой книги установлен п. Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, включающая 13 граф, была утверждена постановлением Минтруда России от 10. Книга заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Комментариев: 1
  1. Серафима

    мудрость не помеха симпатичности

Добавить комментарий

Отправляя комментарий, вы даете согласие на сбор и обработку персональных данных